Saisir les mêmes informations dans trois fichiers, relancer par e-mail, compiler un rapport chaque lundi : ces tâches consomment des heures sans apporter de valeur. Les automatiser n’exige pas forcément un grand projet.
1. Repérer les bons candidats
- Une tâche fréquente (chaque jour ou chaque semaine).
- Des règles claires, sans jugement au cas par cas.
- Des données déjà numériques (tableur, formulaire, base de données).
2. Remplacer les fichiers par un formulaire
La première automatisation est souvent la plus simple : un formulaire en ligne qui remplace l’e-mail et le fichier Excel partagé. Les données arrivent propres, au même endroit, et peuvent déclencher la suite.
3. Ajouter un circuit de validation
Une demande soumise est envoyée automatiquement au bon valideur, qui reçoit une notification, accepte ou refuse en un clic, et le demandeur est informé. Fini les relances et les dossiers perdus dans une boîte mail.
4. Mesurer le gain
Notez le temps passé avant et après. Ces chiffres justifient l’étape suivante et montrent concrètement à l’équipe ce que l’automatisation change.
Conseil pratique
N’automatisez pas un processus que personne ne comprend. Dessinez-le d’abord sur une feuille, simplifiez-le, puis automatisez la version simplifiée. L’IA peut ensuite aider sur les étapes de tri, de résumé ou de pré-remplissage.
